Утверждено

Генеральным директором

ООО "Экспопресс Конференции" (ОБЩЕСТВО)

1.1. Устроитель, желающий провести в ДОВЦ мероприятие, направляет заявку на его проведение (письмо, факс, е-mail), как правило, за 60 дней до начала мероприятия.

1.2. Заявка регистрируется ДОВЦ.

1.3. ДОВЦ в 3-дневный срок после получения заявки извещает Устроителя о своем согласии провести мероприятие или уведомляет об отказе.

1.4. После согласования всех вопросов по проведению мероприятия отношения Сторон оформляются Договором.

1.5. Для оперативного решения вопросов, связанных с подготовкой и проведением мероприятия, между Сторонами допускается заключение договора и передача других документов путем обмена факсимильными сообщениями и электронной почтой с обязательным последующим направлением подлинников документов.

1.6. Устроитель до начала подготовительных работ в ДОВЦ обязан предоставить ОБЩЕСТВУ страховой полис в соответствии с разделом 4 настоящих Правил.

2.1. Для проведения мероприятий (включая монтаж, работу и демонтаж) ДОВЦ предоставляет Устроителю конференц-залы, другие помещения, а также выставочные площади павильона, свободные от выставок, в состоянии, пригодном для использования их в заявленных целях. Устроитель вправе использовать предоставленные помещения только в соответствии с целевым назначением, установленным Договором.

Приемка и сдача предоставляемых площадей и помещений оформляются актами, подписываемыми уполномоченными лицами сторон.

2.2. Стоимость предоставленной площади и помещений и порядок оплаты определяются Договором на основании утвержденного прайс-листа ДОВЦ. ДОВЦ оставляет за собой право на изменение ставок за конкретные услуги.

2.3. Ставка платы за предоставляемое в соответствии с Договором помещение включает в себя:

– общее электроосвещение, отопление и вентиляцию закрытых помещений;

- охрану территории ДОВЦ;

– уборку помещения;

– вывоз мусора, тарных и мелких строительных отходов из специально отведенных мест по завершении монтажа и демонтажа декораций, строительных конструкций, а также прочие коммунальные расходы.

2.4. Предоставляемые Устроителю права на площади и помещения не могут быть переданы третьим лицам без письменного согласия ДОВЦ.

2.5. Помещения готовятся к мероприятию совместно персоналом ДОВЦ и Устроителя по схемам и планам расстановки мебели, расположения технической аппаратуры, художественного оформления, предоставляемым Устроителем не позднее, чем за 2 недели до начала мероприятия и согласованным с ДОВЦ. Все последующие работы, связанные с изменениями в согласованных планах и схемах, производятся ДОВЦ на основании заказа утвержденной формы, подписываемого уполномоченными лицами Сторон, за дополнительную плату.

2.6. Рабочее время, включая монтаж и демонтаж, устанавливается с 09.00 до 18.00. Продление времени работы, дополнительное предоставление залов и площадей павильона, а также предоставление других услуг, необходимость в которых возникла в период подготовки проведения и завершения мероприятия, допускаются за отдельную плату по заказу утвержденной формы, подписываемому уполномоченными лицами Сторон.

2.7. Устроитель самостоятельно и за счет собственных средств обеспечивает хранение упаковок и упаковочных принадлежностей от стендов, экспонатов и иного выставочного оборудования на время проведения мероприятия. ОБЩЕСТВО не предоставляет Устроителю помещения для вышеуказанных в настоящем пункте целей.

3.1. ДОВЦ по заказам Устроителя и за счет последнего оказывает услуги, оговоренные Сторонами в Договоре. ДОВЦ оставляет за собой право на изменение ставок за конкретные услуги. Услуги предоставляются при условии поступления денежных средств на расчетный счет ОБЩЕСТВА. Факт оказания ДОВЦ услуг Устроителю удостоверяется Актом о предоставленных услугах, подписанным уполномоченными лицами Сторон.

3.2. Оплата услуг производится Устроителем авансом на основании счетов ОБЩЕСТВА в сроки, установленные в Договоре.

3.3. Оплата дополнительных услуг, предоставляемых Устроителю в период подготовки и проведения мероприятия, производится в течение 5 (пяти) банковских дней после завершения мероприятия на основании подписанных уполномоченными лицами Сторон заказа утвержденной формы и акта о выполненных работах и оказанных услугах.

3.4. В случае несвоевременной оплаты дополнительных услуг и работ Устроитель по требованию ОБЩЕСТВА уплачивает пени в размере 1 (одного) % от общей стоимости дополнительных услуг за каждый день просрочки платежа, но не более 20 (двадцати) % от общей стоимости дополнительных услуг.

3.5. Днем платежа считается день зачисления денежных средств на расчетный счет ОБЩЕСТВА.

4.1. Устроитель на период подготовки, организации и проведения мероприятия в обязательном порядке за счет собственных средств обязуется застраховать в ООО «ГРУППА РЕНЕССАНС СТРАХОВАНИЕ» риски причинения им вреда жизни и здоровью или имуществу ОБЩЕСТВА и Третьих лиц. При причинении убытков ДОВЦ в случаях, не подпадающих под застрахованные риски, Устроитель возмещает их ОБЩЕСТВУ в размере реального ущерба.

Средства для уплаты страховых платежей по тарифам ООО «ГРУППА РЕНЕССАНС СТРАХОВАНИЕ» переводятся Устроителем в полной сумме на расчетный счет ОБЩЕСТВА одновременно с переводом платы за предоставляемые площади и помещения. Страхование вступает в силу только после перечисления Устроителем всей суммы страховых платежей. Управляющая Компания ДОВЦ выступает в качестве поверенного лица Устроителя, а именно: заключает договоры страхования, направляет страховщику сведения о сроках проведения мероприятий, а также совершает другие действия, необходимые для надлежащего выполнения договора страхования. При причинении убытков ДОВЦ в случаях, не подпадающих под застрахованные риски, Устроитель возмещает их Управляющей Компании ДОВЦ в размере реального ущерба.

4.2. Другие виды страхования Устроитель осуществляет самостоятельно. Приемлемыми считаются только такие страховые договоры, в которых установлено, что к страховщику, выплатившему страховое возмещение, не переходит в пределах выплаченной суммы право требования к ОБЩЕСТВУ.

5.1. ДОВЦ несет ответственность за своевременное предоставление помещений и качественное оказание услуг в соответствии с условиями заключенного с Устроителем Договора.

5.2. При отказе Устроителя от проведения мероприятия ОБЩЕСТВО удерживает штраф в размере 20% от суммы Договора.

5.3. Если по вине Устроителя подлежащая оплате сумма не поступила на расчетный счет ОБЩЕСТВА в сроки, указанные в Договоре, ДОВЦ имеет право отказаться от проведения мероприятия или начислить пеню в размере 0,1% от неоплаченной стоимости услуг за каждый день просрочки платежа. Договор может быть расторгнут ОБЩЕСТВОМ и в других случаях при существенном нарушении требований Общих правил. Договор расторгается путем направления Устроителю письменного уведомления о расторжении договора. Датой прекращения договорных отношений считается дата, указанная в уведомлении. При этом денежные суммы, переведенные Устроителем, удерживаются в качестве компенсации за произведенные расходы, а все счета, превышающие сумму денежных средств, переведенных для оплаты услуг, оплачиваются последним в установленном порядке.

5.4. Устроитель не должен выпускать билеты на мероприятие в количестве, превышающем число участников, предусмотренное в Договоре по проведению данного мероприятия. Ни при каких обстоятельствах Устроитель не должен допускать проход на мероприятие участников в количестве, большем, чем это согласовано в Договоре. ДОВЦ имеет право приостановить мероприятие и потребовать удаления из помещений ДОВЦ участников, если их количество превышает согласованный в Договоре максимум.

5.5. Все принадлежащие Устроителю грузы должны быть вывезены им с территории ДОВЦ до окончания установленного Договором срока предоставления помещений и площадей. Несвоевременное освобождение помещений Устроителем влечет за собой уплату штрафа в размере 10% от суммы Договора.

5.6. Устроитель принимает на себя ответственность за ущерб, нанесенный ДОВЦ в связи с мероприятием, включая, помимо прочего, замену или ремонт имущества, поврежденного по вине работников, помощников, агентов или гостей Устроителя. Устроитель перечисляет ОБЩЕСТВУ все суммы, подлежащие оплате по указанным основаниям, в течение 14 дней по завершении мероприятия.

5.7. Устроитель несет ответственность за пожарную безопасность и соблюдение противопожарных мероприятий в период монтажа, проведения и демонтажа мероприятий, до начала монтажных работ представив в ДОВЦ сведения о всех радиоактивных, пожаро- и взрывоопасных материалах и оборудовании для принятия надлежащих согласованных мер безопасности. Ввоз их на территорию Демонстрационно-обучающего выставочного центра без разрешения ДОВЦ не допускается.

5.8. ДОВЦ в любых случаях не несет ответственности:

а) за утрату или повреждение материальных ценностей, принадлежащих Устроителю, его агенту или лицам, работающим у Устроителя или им приглашенным, а также за любые убытки, возникшие вследствие пожара, взрыва, повреждения водой и ветром, удара молнии и других опасностей;

б) за вред, причиненный лицам, работающим у Устроителя на любых условиях или им приглашенным, независимо от того, каким образом причинен этот вред.

5.9. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору, в случае если неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств оказалось невозможным вследствие действия непреодолимой силы, как то: стихийные бедствия, пожары, наводнения, землетрясения, военные действия, эмбарго, блокада или введение чрезвычайного положения, забастовки, гражданские беспорядки, изменения в законодательстве РФ, мероприятия ОАО «РЖД», препятствующие исполнению обязательств по настоящему договору и не зависящие от воли сторон. Свидетельство, выданное торгово-промышленной палатой или иным компетентным органом, является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия обстоятельств непреодолимой силы.

5.10. В случае наступления таких обстоятельств Стороны обязаны в разумный срок известить друг друга о невозможности исполнения обязательств по договору либо о сроках наступления такой возможности.

6.1. Все споры, возникающие при исполнении настоящего Договора, решаются Сторонами путем переговоров, которые могут проводиться, в том числе, путем отправления писем по почте, обмена факсимильными сообщениями.

6.2. Если Стороны не придут к соглашению путем переговоров, все споры рассматриваются в претензионном порядке.

6.3. В случае если споры не урегулированы Сторонами с помощью переговоров и в претензионном порядке, то они передаются заинтересованной Стороной в Арбитражный суд г. Москвы.

7.1. Устроитель может использовать символику и другие рекламные атрибуты ДОВЦ, включая принадлежащие ДОВЦ объекты интеллектуальной собственности, в информационных материалах, издаваемых для проведения мероприятия (буклеты, программы, пригласительные билеты), только с согласия ДОВЦ, которое, в зависимости от вида мероприятия, оформляется путем выдачи Разрешения или подписания Сторонами лицензионного договора. Рекламная деятельность разрешена только в пределах предоставленного помещения и в отношении самого Устроителя. Размещение любых видов наружной рекламы вне помещения возможно только в определенных местах по согласованию с ДОВЦ и после уплаты соответствующей суммы, которая не включается в общую стоимость предоставляемых помещений и площадей. Заказы на размещение рекламы оформляются ДОВЦ.

7.2. Вопросы охраны и пропускного режима на мероприятии согласовываются Устроителем с ДОВЦ. Дополнительная охрана предоставляется по заказу утвержденной формы за отдельную плату.

7.3. Устроитель после окончания мероприятия должен сдать ДОВЦ по акту сдачи-приемки все предоставленное ему оборудование в исправном состоянии. При отсутствии подписанного акта о сдаче оборудования представителю ДОВЦ вывоз имущества с территории Демонстрационно-обучающего выставочного центра Устроителю не разрешается.

7.4. Монтажно-демонтажные работы, а также выполнение электротехнических, инженерных и художественно-оформительских работ выполняет генеральный застройщик Демонстрационно-обучающего выставочного центра. При подаче заявки на услуги (электротехнические и другие инженерные работы) Устроитель должен представить на согласование в ДОВЦ план-схему мероприятия с указанием точек подключения светового, звукового, кухонного и другого инженерного оборудования к источникам электроснабжения, напряжение электропитания, максимальную потребляемую мощность. Привлечение Устроителем сторонних организаций для выполнения монтажных, строительных (в том числе электротехнических и других инженерных) и художественно-оформительских работ, а также выполнение Устроителем указанных работ своими силами допускаются только с согласия ДОВЦ в соответствии с требованиями Порядка выполнения электротехнических работ на стендах экспонентов (Приложение № 1 к Общим правилам проведения мероприятий в ДОВЦ). Электротехнические работы (подключение стендов, светового, звукового и другого инженерного оборудования) производятся только специалистами ДОВЦ.

7.5. При декорировании помещений должны применяться несгораемые и трудносгораемые материалы. Все сгораемые материалы должны быть обработаны огнезащитным составом. На все материалы и оборудование необходимо представить сертификаты пожарной безопасности. При монтаже подвесного оборудования и декораций необходимо согласование по распределению нагрузок с ДОВЦ.

7.6. Услуги связи и аудиовизуального сервиса в Демонстрационно-обучающем выставочном центре предоставляет исключительно ДОВЦ по тарифам, указанным в прайс-листе ДОВЦ. Устроителям запрещается:

1) использовать собственное оборудование и персонал, а также привлекать сторонние организации для аудиовизуального обеспечения лекционных мероприятий в конференц-залах;

2) выходить в эфир без соответствующего разрешения или на неразрешенной частоте, а также ввозить и эксплуатировать радиоэлектронные и высокочастотные системы без письменного согласования с ДОВЦ. Нарушение пунктов 1 и 2 влечет за собой штрафные санкции. При отказе от заказанных аудио-, видеоуслуг менее чем за 24 часа до начала мероприятия, а телекоммуникационных услуг менее чем за 72 часа с Устроителя взимается плата в размере 20% от общей стоимости заказанных услуг, а при отказе от телекоммуникационных услуг менее чем за 48 часов до начала мероприятия – 50%.